Tema 13: Proceso de Recepción y Sistemas de Codificación

 

RECEPCION EN ALMACEN

La recepción en almacén es uno de los procesos más importantes en el almacén ya que determina la conformidad del inventario que ingresa al almacén tanto en calidad, como cantidad. Está relacionada al costo y eficiencia también, ya que siempre depende de personas para su ejecución

PROCEDIMIENTOS DE RECEPCIÓN:

OBJETIVOS Cualquier proceso de recepción tiene como objetivo:

Fiabilidad en la información de inventario con respecto a cantidad y calidad;

Lograr un stock consistente en cantidad, ubicación y calidad, a un costo eficiente, el cual permita satisfacer las necesidades de clientes internos y externos.

DEFINICIÓN Como proceso global está definido como el conjunto de actividades que inicia con la programación de recepción de productos de acuerdo con un contrato establecido con el proveedor y que finaliza con el stock actualizado y disponible a todos los involucrados. Tiene cuatro subprocesos

IMPORTANCIA La recepción en almacén es uno de los procesos vitales debido que se encarga de mostrar a toda la organización la información para procesos vitales como, ventas, producción, etc.

POLITICAS

En la práctica las principales políticas para el proceso de recepción están asociados a:

•       Política de ubicación de productos de acuerdo con categoría ABC

•       Políticas de almacenamiento: donde se establecen lineamientos para la optimización de uso de espacios en almacén, así como los principales criterios de almacenamiento.

•       Política de codificación de almacén y de productos

•       Políticas de ingreso de información al sistema.

EL CONTROL DE CALIDAD EN LA RECEPCIÓN DE MATERIALES

La recepción de mercancías consiste en verificar minuciosamente, cada uno de los pedidos efectuados a los proveedores; a menudo por no realizar bien esta operación se presentan las siguientes consecuencias:

•       Diferencias en el stock

•       Se encuentra productos defectuosos en el momento de la venta, con las consecuencias comerciales y administrativas para las empresas.

•       Pagos que no corresponden al proveedor

•       El control de calidad también alimenta la evaluación de proveedores, proceso importante para la gestión de compras.

 

EL CONTROL DE CALIDAD EN LA RECEPCIÓN DE MATERIALES

Por estas razones para el control de mercancías tomar en cuenta lo siguiente:

•       Recibir de una manera ordenada.

•       Planificar la Recepción con arreglo a la economía (Tiempo y Movimiento).

•       Delegar responsabilidades en personas capacitadas.

•       Utilizar el equipo suficiente y necesarios

•       Disponibilidad planificada de los espacios necesarios.

•       Sistemas de seguridad y protecciones procedentes.

•       No recibir los productos nunca, sin pesar contar o medir

•       DOCUMENTACIÓN DE ALMACENES

•       Nota de salida

•       Es una Orden, que emite el vendedor, cuando una persona compra un producto, luego de que el cliente realice la cancelación, el vendedor, emitirá una nota de despacho o salida de mercancías, ordenando al almacén entregar el producto solicitado al cliente.

DOCUMENTACIÓN DE ALMACENES

La guía de remisión

es un documento que emite el Remitente para sustentar el traslado de bienes con motivo de su compra o venta y la prestación de servicios que involucran o no la transformación de bienes entre establecimientos de una misma empresa y otros.

Nota de ingreso

Es el documento oficial que acredita el ingreso material y real de un bien o elemento al almacén

o bodega de la entidad, constituyéndose así en el soporte para legalizar los registros en almacén y efectuar los asientos en contabilidad.

DOCUMENTACIÓN DE ALMACENES

Nota de devolución

Es un documento que avala una cantidad devuelta por un bien o servicio vendido, puede ser emitido por el prestador de servicios o vendedor y si es posible debe ser firmado por el comprador.

Conformidad del servicio

El acta de conformidad es un tipo de acta que recoge los hechos, actuaciones y elementos tenidos en cuenta para regularizar el tributo donde el contribuyente la acepta y a partir de aquí genera una vinculación con las circunstancias que se recogen en la misma.

 

 

Nota de transferencia

Sirve para evidenciar la transferencia de bienes de un almacén a otro

PATIO DE MANIOBRAS (LAYOUT)

Los patios de maniobra son parte  en el diseño de un almacén pues son las zonas  estimadas a carga y descarga de materiales, deben permitir el ingreso, salida y maniobra de los vehículos que trasladan la carga. Los elementos que se deben integrar para el diseño de almacén y dentro de ello el patio de maniobras son: cuenta que cubra las siguientes necesidades:

•       El mejor aprovechamiento del espacio

•       La reducción al mínimo de la manipulación de las mercancías

•       La facilidad de acceso al producto almacenado

•       El máximo índice de rotación posible

•       La flexibilidad máxima para la colocación del producto

•       La facilidad de control de las cantidades almacenadas. 

SEGURIDAD EN EL ALMACÉN

Son un conjunto de recomendaciones y medidas adoptadas para velar por el óptimo estado de los componentes que intervienen y evitan los riesgos sobre personas, interrupciones en el servicio o daños en los productos. Con la finalidad de garantizar protección y minimizar cualquier riesgo, teniendo en cuenta los cinco puntos primordiales:

 

BPA

Las Buenas Prácticas de Almacenamiento son un conjunto de normas que establecen los requisitos y procedimientos operativos que deben cumplir los establecimientos que fabrican, importan, exportan, almacenan, comercializan o distribuyen productos farmacéuticos, dispositivos médicos y productos sanitarios, con el fin de garantizar el mantenimiento de sus condiciones y características optimas durante el proceso de almacenamiento, especialmente de aquellos productos que requieren condiciones especiales para su conservación.

SISTEMAS DE CODIFICACIÓN

DEFINICIÓN: Es un sistema que permite localizar los materiales almacenados, clasificando los artículos con base en un sistema racional, que permita procedimientos de almacenaje adecuados, operativos operacionalización de la bodega y control eficiente de las existencias.

 

CATALOGACIÓN Es el inventario de todos los artículos existentes sin omitir ninguno, permitiendo la presentación conjunta de todos los artículos proporcionando una idea general de la colección.

SISTEMA DE CODIFICACIÓN TRADICIONAL La codificación de caracteres consiste en transformar un carácter del alfabeto o de otro lenguaje natural (como puede ser un silabario) en un símbolo perteneciente a otro sistema de representación. A través de reglas de codificación, por ejemplo, el código morse permite convertir señales telegráficas intermitentes en letras y números.

CODIFICACIÓN ESTANDARIZADA: Significa establecer idénticos estándares de peso, medidas y formatos para los materiales de modo que no existan muchas variaciones entre ellos. La estandarización hace que, por ejemplo, los tornillos sean de tal o cual especificación, evitando que cientos de tornillos diferentes entre innecesariamente en existencias.

CÓDIGOS DE BARRA: Es una imagen cuadrada o rectangular que consiste en una serie de líneas paralelas negras y espacios blancos con un ancho variable y que puede ser escaneada. Los códigos de barra pueden ser aplicados a productos para identificarlos rápidamente. Son usados en las tiendas de minoristas como parte del proceso de compra, en almacenes para rastrear el inventario, y en facturas para asistir a la contabilidad, entre otras cosas.

UPC

La sigla “UPC” significa Código Universal de Producto. Los productos vendidos al por menor dentro de EE.UU. y Canadá tienen el código de barras UPC estándar. Las excepciones a esta regla son:

libros, revistas, tarjetas de felicitaciones y medicamentos con receta.

Los productos en venta al por menor vendidos fuera de EE.UU. y Canadá tienen el código de barras EAN Los códigos UPC aparecen como líneas (barras) de varios anchos que representan la serie de números normalmente mostrados debajo de las barras, donde los escáneres leen las barras y las convierten en el número UPC de 12 dígitos que representan.

Su número UPC de 12 dígitos, es un sistema de inventario que detalla el nombre y precio correspondientes del producto.

CÓDIGOS EAN

El EAN es el estándar adoptado a través del mundo excepto para EE.UU. y Canadá.

Los códigos EAN son similares a los UPC excepto que los códigos EAN tienen 13 dígitos.

Los productos en venta al por menor fuera de EE.UU. tienen código de barras estándar EAN. Los productos vendidos dentro de los EE.UU y Canadá requieren el código de barras UPC.

El código EAN funciona como código exclusivo para su producto representado por barras legibles por escáner, apareciendo como líneas (barras) de varios anchos que representan la serie de números normalmente mostrados debajo de las barras.

Los escáneres leen las barras y las convierten al número de 13 dígitos EAN que representan, dentro del sistema de inventario del se va encontrar el nombre y precio correspondientes del producto. 

Un código QR

Es un código de barras bidimensional cuadrada que puede almacenar los datos codificados. La mayoría del tiempo los datos es un enlace a un sitio web (URL). Se utiliza en la industria de la automoción para leer códigos QR desde teléfonos y dispositivos móviles permitiendo el uso en varias aplicaciones

 

SISTEMA DE RADIO FRECUENCIA RFIF

CÓDIGO EPC Es un código numérico para identificar productos con mayor detalle. EPC puede asociarse con información específica como fecha de fabricación, origen y destino del embarque. La información de este código se almacena en una etiqueta de radiofrecuencia, que transmite los datos mediante una señal emitida por un lector especial o antena.

SISTEMA DE RADIO FRECUENCIA RFIF

RFID Es una tecnología utilizada para la identificación y captura automática de información.

Su funcionamiento es bastante sencillo, al momento en que las etiquetas electrónicas entran en el área de cobertura de un lector RFID, la etiqueta capta una señal que usa para transmitir la información que está almacenada en su memoria y queda la información está codificada bajo las especificaciones de EPC.

 

•       https://www.youtube.com/watch?v=5XkEc4_9t3I&ab_channel=CanalLOGYCA

•       https://www.youtube.com/watch?v=Dac6HLUf9HE&ab_channel=GS1Colombia

•       https://www.youtube.com/watch?v=MBfMlqYZ0oI&ab_channel=RFIDPOINT