Tema 2: Desarrollando una cultura de Mejora continua

 

Desarrollando una cultura de Mejora continua

Pensamiento lean

La base del pensamiento Lean es muy sencilla: medir y obtener datos de forma contínua para eliminar o corregir aquellas tareas o procesos que no aportan valor al producto final o al cliente final, y para potenciar aquello que sí aporta valor, todo esto con el foco puesto en la mejora contínua..

 

Lean es crear valor y reducir desperdicio (aquello que no crea valor) con el objetivo de reducir costes y mejorar la productividad, la eficiencia y la calidad. Podéis estar pensando que esto no es ninguna novedad y que realmente ese es el objetivo de cualquier organización, pero en la práctica no es así. ¿Cuántas tareas de las que se realizan son verdaderamente útiles para el producto final? ¿Cuántas reuniones inútiles o poco productivas se realizan a lo largo de la semana? ¿Cuánto tiempo se pierde realizando tareas repetitivas que se podrían automatizar? ¿Cuánto tiempo se pierde realizando incorrectamente tareas debido a una mala comunicación entre departamentos o cadenas de mando? En algunas empresas el “desperdicio” (cualquier tarea o elemento que consume recursos sin aportar valor) puede llegar al 90% del trabajo realizado.

 

Desperdicios relacionados con la información:

¿Cuántas veces hemos trabajado con datos que no son útiles? ¿Y cuántas veces hemos necesitado datos que no nos han proporcionado? O otro caso más común: ¿Cuanto tiempo hemos dedicado a procesar datos que podrían haber sido dados de forma automática por alguna herramienta digital?

Desperdicios relacionados con los procesos:

Un gran ejemplo son las aprobaciones por parte de los superiores. ¿La cantidad de personas que deben aprobar una decisión o supervisar una tarea es la necesaria? ¿O solo entorpecen y retrasan la toma de decisiones generando cuellos de botella?.

Desperdicios relacionados con el entorno físico:

Viajar para realizar una reunión puede ser una pérdida de tiempo y dinero existiendo herramientas de videollamada

Otro ejemplo muy común en la empresa lo encontramos en las formaciones presenciales. Algunas de ellas se han vuelto muy tediosas por una gran cantidad de problemas:

Altos costes en formadores

Pago de horas extras o asumir el coste de oportunidad de parar la producción

Poca flexibilidad en cuanto a la asistencia

Escasas formas de medir el impacto o la retención de conocimientos

Desperdicios relacionados con los recursos humanos:

Interrupciones, falta de formación, desaprovechamiento del talento, falta de motivación, responsabilidades difusas…

https://www.youtube.com/watch?v=sqQuNNOrpC8&ab_channel=InstitutoLean

 

Mentalidad kaizen

Kaizen es un término japonés que por definición significa "buen cambio", "cambio para mejor" o "mejora".

La filosofía Kaizen promueve una mentalidad en la que pequeños cambios pueden tener un gran impacto a largo plazo. La mejora consiste en un proceso continuo que no se logra de un día para otro.

Como metodología, las empresas aplican la gestión Kaizen involucrando a todos -desde la alta dirección hasta los empleados- en los cambios cotidianos, sabiendo que muchas pequeñas mejoras conducen a grandes resultados.

https://www.youtube.com/watch?v=Q7yNIVlIw_c&ab_channel=HemisferioDerecho

Elementos de la mentalidad Kaizen

COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN

Una de las razones más comunes del fracaso de la aplicación del kaizen es la falta de apoyo y, lo que es más importante, de medidas de gestión. Imai señala: "El aspecto más importante en la aplicación del método es, en primer lugar, para la alta dirección de la empresa. A continuación, para el resto de gerentes, y después, para el resto de trabajadores. Cuando la dirección muestra su compromiso a largo plazo, los gerentes inevitablemente también se comprometen con el cumplimiento de las iniciativas Kaizen y los empleados desarrollan personalmente una mentalidad acorde.

Mentalidad kaizen DE LOS EMPLEADOS

El empleado que hace el trabajo conoce las mejores formas para mejorarlo. Los directivos deben crear un entorno en el que los empleados se sientan capacitados para hacer su contribución. Esto asegura que las sugerencias para mejorar la compañía vienen de todos los niveles. El hecho de alentar a los empleados a que sigan añadiendo valor a la organización no sólo aumenta la moral, sino que también da a todos la oportunidad de asumir la responsabilidad de los esfuerzos de mejora continua, lo que contribuye al éxito de la aplicación del método Kaizen.

Motivación y reconocimiento por los resultados.

Existen dos maneras de reforzar la aplicación de los cambios deseados:

• Castigar a quienes no hagan bien su trabajo;

• Motivar a través de incentivos a todos los individuos o grupos cuando alcancen una meta o realicen un importante aporte al proceso de mejora.

A todos les gusta ser reconocidos por su esfuerzo y se sienten estimulados por el reconocimiento público. La calificación de procesos proporciona un sistema de medición que infunde un sentimiento de orgullo en las personas.

 

Principios fundamentales

 

Ver el panorama completo, no el hecho aislado

Lo primero que se debe hacer es realizar una búsqueda de datos. Para esto se analiza todo el flujo de proceso en un flujograma que permite ver un panorama general para poder buscar las posibles causas y efectos. Se recolectan datos y se registran en planillas de control y hojas de verificación.

Se debe analizar todos los factores de influencia provenientes de todas las áreas o actividades relacionadas con el desempeño del área en estudio. Luego se puede sacar conclusiones e implementar soluciones, las cuales se deben verificar y estandarizar en caso de ser eficientes

 

Crear una cultura de aprendizaje, no de culpar Culpar a los empleados

Es una estrategia poco eficaz, no se debe personalizar las dificultades y sólo buscar culpables, ya que eso no soluciona el problema. Lo más probable es que las causas no se encuentren en las personas sino en el sistema. Las grandes oportunidades y la mayor ventaja consisten en mejorar los procesos de trabajo.

 

Considerar el proceso, no solamente el resultado.

Para conseguir una mejora constante de los resultados hay que mejorar los procesos. Cuando una organización tiene todas sus actividades desglosadas en procesos, se facilita el control y seguimiento.

https://www.youtube.com/watch?v=L4wpdSbBlWE&ab_channel=FactoryManagementInstitute