Tema 2: El Departamento de Compras
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
DEPARTAMENTO DE COMPRAS: PROCESO DE COMPRAS – MARCO
CONCEPTUAL
El proceso de compras es el proceso por el cual las organizaciones
adquieren materias primas, suministros, componentes, productos, servicios y
otros recursos de proveedores, esto para poder ejecutar sus operaciones.
Tiene una interrelación muy importante con las actividades
de movimiento (transporte) y almacenamiento.
PERSONAL Y ORGANIGRAMA DEL AREA
Existe diferentes modelos de organigramas, que básicamente
tienen que ver con el tamaño de la empresa y el rubro.
OBJETIVOS DEL AREA DE COMPRAS
• Garantizar
el adecuado abastecimiento de bienes y servicios a nuestros clientes internos y
externos, en forma oportuna con la calidad y cantidad necesaria.
• Reducir
el costo final de los productos.
• Prevenir
quiebres de stock.
POLITICAS
Las políticas representan marcos de acción que facilitan la
toma de decisiones, por ello para la gestión de compras, las organizaciones
establecen algunas que son como siguen:
Política de selección y evaluación de proveedores: Relacionada
al trato con proveedores, declaraciones de transparencia, y confidencialidad de
información. Se pueden establecer requisitos legales, así como de condiciones
respecto a plazos, precios, formas de pago y calidad.
Política de aprobaciones de compras y centralización:
Relacionada a que niveles jerárquicos pueden aprobar ciertos montos de compras
,así mismo que todas las compras de la organización se deben realizar por el
área de compras.
Política de compras por tipo de material: Dependiendo del
tipo de material se puede establecer los intervalos de reposición, las formas
de abastecimiento, etc.
INFORMACIÓN QUE RECIBE, PROCESA Y TRANSMITE EL PROCESO DE
COMPRAS
El proceso de compras consolida toda la información de
requerimientos de la organización, esto incluye especificaciones técnicas, así
mismo debe considerar la data histórica, y los pronósticos en función a las
ventas; la información que procesa está relacionada al establecimiento de
acuerdos con los proveedores en función a las negociaciones previas, la
ejecución de órdenes de compra u órdenes de servicio según corresponda, para
luego transmitir la información al proveedor seleccionado, así como dar aviso
cuando la compra haya sido entregada por el proveedor.
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