Tema 4: Proceso de Organizacion

1. El proceso de la Organización

A través de la organización el sistema establece la división del trabajo y la estructura necesaria para su funcionamiento.

Con sus principios y herramientas, se establecen los niveles de autoridad y responsabilidad, se definen las funciones, los deberes y las dependencias de las personas o grupos de personas en relación a los objetivos trazados previamente en el proceso de planificación que corresponden a los objetivos trazados previamente en el proceso de planificación

2. Principios generales del proceso de la organización

Principio del Objetivo. La organización debe establecer los fines permanentes hacia los cuales se encamina la organización. (La MISION)

Principio del canal de supervisión bien definida. Toda unidad debe ser supervisada por otra de jerarquía mayor y a la vez debe existir adecuados canales de comunicación.

Principio del espacio control. Se debe establecer el número de personas que deben depender de otra directamente. Se aconseja que el numero de personas este entre 7 y 8, tomando en cuenta la naturaleza del trabajo, la capacidad del jefe, la preparación de los subordinados, el medio ambiente físico.

Principio del equilibrio dirección-control. A medida que el directivo o jefe delega autoridad en otros funcionarios, debe reservar para sí el control de funcionamiento de la organización sea total o de la parte de ésta que delegue.

Principio del equilibrio autoridad-responsabilidad. De acuerdo con este principio, la delegación de autoridad del ejecutivo al subordinado debe ser clara para el cumplimiento de una tarea bien definida, pero el jefe máximo debe conservar la responsabilidad total final por la autoridad delegada.

Principio de fijación de responsabilidades. La responsabilidad por las acciones no puede ser mayor que la que implica la autoridad delegada, ni debería ser menor.

Principio de la selección y adiestramiento del personal. El personal debe ser seleccionado debidamente y en forma previa, luego debe ser adiestrado, recibiendo entrenamiento.

Principio de la excepción. Los jefes o ejecutivos deben resolver solo los problemas extraordinarios, los problemas de rutina deben resolverlos los subjefes del nivel jerárquico correspondiente.

Principio de identificación. Todos los actos o hechos que se sucedan o que sean susceptibles de suceder en la institución y la cantidad de cosas que se manejen, deben tener su identificación adecuada, para evitar confusiones con otros hechos o cosas semejantes.

Principio de simplicidad. Establece que dentro de cualquier organismo sólo deben establecerse las funciones que sean indispensables para los fines del organismo.

Principio de la moral interna. Debe haber responsabilidad, colaboración y compromiso para el logro de los objetivos institucionales comunes entre los integrantes de la empresa.

Principio de la unidad de mando. Afirma que el subordinado no debe recibir órdenes de más de un jefe sobre la misma materia.

Principio de jerarquía o de escala jerárquica. Establece que debe existir una cadena de relaciones directas de autoridad desde en directivo superior hasta el último subordinado y que ésta debe funcionar claramente a través de toda organización.

Principio de especialización. Establece que a medida que la empresa se amplia y diversifica, se debe crear grupos, secciones, dependencias, etc. Para que trabajen en una sola especialidad o área de actividades.

Principio de centralización – descentralización. Se enuncia diciendo que hay centralización cuando la adopción de decisiones y la responsabilidad están centradas en la dirección superior de la institución y que hay descentralización cuando, por delegación de autoridad, la adopción de decisiones y la responsabilidad se distribuyen en instancias de dirección intermedias. Una buena descentralización distribuye las decisiones y la autoridad en los procesos de ejecución y concentra en la dirección superior las decisiones de política y de orden normativo.

3. División del Trabajo

La división del trabajo significa que en lugar que un individuo desarrolle toda una actividad, ésta se desglosa en cierto número de pasos, por lo que cada paso lo terminará un individuo diferente.

En suma, la división del trabajo es la especialización y cooperación de las fuerzas laborales en diferentes tareas y roles, con el objetivo de mejorar la eficiencia.

3.1. Componentes

Los componentes son todo lo necesario para que un puesto de trabajo pueda funcionar de acuerdo a los objetivos previamente establecidos. Los principales componentes de la división del trabajo son por ejemplo: las maquinarias, equipos, herramientas, mobiliario, materiales, insumos y todo lo que el trabajador deberá de utilizar, para que pueda cumplir eficazmente con la labor que se le encomendó.

3.2. Tareas

Las tareas son el conjunto de procedimientos que serán diseñadas para cada labor específica en cada una de las diferentes áreas de las empresas, las tareas dan lugar a la especialización de las actividades y funciones de cada función a realizar.

Estas tareas se derivan de los objetivos de la planeación y juntas forman todas las funciones de la empresa, que son la base en la organización.

Es por ello que se puede afirmar que las funciones se subdividen en tareas.

3.3. Diseño de cargos

El cargo es la descripción detallada de todas las actividades desempeñadas por un trabajador y deben ser ajustadas de acuerdo a la posición que ocupa dicho trabajador en el organigrama de la empresa.

El puesto de trabajo requiere de un diseño adecuado y un perfil viable para cada

Trabajador, un diseño de cargo erróneo es fuente principal de desmotivación, insatisfacción y baja productividad.

El diseño de cargos, muestra como se relacionan estos cargos con los demás trabajos en la organización, el diseño de cargo incluye:

„ El contenido de cada cargo.

„ Los métodos de trabajo.

„ Las relaciones con los demás cargos.

„ Capacitación definida para cada cargo.

„ Requerimientos del perfil del trabajador para que ocupe el cargo.

3.4. Puesto de trabajo

Puesto de trabajo es el lugar que ocupa determinada persona para poder cumplir determinada tarea u oficio.

Es el principal nexo de unión entre los empleados y la organización, por ende, este vínculo permite a los individuos realizar aportaciones para con su organización, al tiempo que les permite recibir las recompensas pertinentes.

Estas recompensas pueden ser intrínsecas (satisfacción respecto al trabajo realizado, sentimientos de logro, etc.) y extrínsecas (promociones y remuneraciones principalmente).

4. Departamentalización

Las actividades de la organización debían tener una especialización y agruparse en departamentos bajo la dirección de un administrador.

La creación de los departamentos se basa en las funciones que se desarrollan (departamentalización por funciones), en los productos o servicios que se ofrecen (departamentalización por producto o servicios), en el cliente al que se enfoca (departamentalización por cliente), en el territorio o área geográfica que se cubre (departamentalización geográfica), o el proceso que se efectúa para convertir los insumos en el producto o servicio final (departamentalización por procesos).

4.1. Por Funciones