Tema 5: Proceso de Organización II

1.        El proceso de la Organización

1.1.    División del trabajo:

        Componentes

        Tareas

        Diseño de Cargos

        Puestos de Trabajo

1.2.   Departamentalización:

        Por Funciones

        Por Productos

        Por Clientes

        Por Área geográfica

        Por Proceso

1.3.    Especialización

La especialización se manifiesta en el momento en que un trabajador se centra en una actividad concreta y especifica dentro de una empresa en vez de abarcar una totalidad de actividades.

La especialización hace que los trabajadores sean especialistas, aumentando la capacidad de profundizar en el conocimiento, pero también una pérdida de la perspectiva de conjunto, y un alejamiento del interés en otros campos especializados y que al final pueden terminar por convertirse en no integrables entre sí.

Individual: Cuando por necesidades de la empresa se capacita a uno o varios trabajadores en alguna actividad específica.

Ejemplo: Capacitación para usar algún software, manejar un instrumento o calibrarlo, etc.

Empresa: La empresa se especializa en actividades concretas.

Ejemplo: La reparación, asesoría o mantenimiento de equipos, empresa especialista en residuos tóxicos etc.

1.4.    Jerarquía

Establece el orden de superioridad y subordinación, no solo para empresas sino para toda organización:

Nivel Estratégico: Ámbito de decisiones gerenciales.

Nivel Táctico: Planificación de medio y largo plazo sobre los recursos productivos, aprovisionamiento y stocks.

Nivel Operacional: Planificación temporal o de corto plazo, cumplimiento de actividades de día a día, optimización de recursos determinados por el nivel táctico.

Nivel de Control: Realiza seguimiento a las actividades de la cadena de producción, trabaja con simulaciones.

1.5.    Autoridad

Derecho inherente de un puesto de dar órdenes y esperar que estas se cumplan.

 Autoridad Lineal

Relación de autoridad de superior y subordinado, que se extiende desde la cima de la organización hasta el escalón más bajo, siguiendo lo que se denomina cadena de mando.

Autoridad de Staff

Es la que apoya, ayuda y asesora a todos aquellos que se les atribuye la autoridad de línea.

1.6.    Poder

El poder se refiere a la capacidad que tiene una persona sobre otra para influir en sus decisiones, (influenciar).

La autoridad representa el poder institucionalizado.

Poder Coercitivo: Es aquel que depende del miedo. Se acciona a este poder por temor a los resultados negativos que pudieran ocurrir si alguien no cumpliera.

Poder de Recompensa: Se basa en la habilidad para distribuir algo que otras personas podrán apreciar. La gente cumple con los deseos o directrices de otra persona porque produce beneficios positivos.

Poder Legítimo: Es el poder con base en el puesto personal en la jerarquía formal. El poder legítimo y la autoridad son la misma cosa.

Poder de Experto: Se basa en la capacidad, habilidad especial, o conocimientos. A medida que los puestos se han vuelto más especializados, la administración se vuelve cada vez más dependiente de expertos de staff para alcanzar las metas de la organización.

Poder de Referencia: Se basa en la identificación con una persona que tiene recursos o características personales deseables, es decir tiene carisma. Surge de la admiración por otra persona y el deseo de ser como ella.

1.7.    Responsabilidad

Al delegar autoridad se delega cierto grado de responsabilidad mas no su totalidad.

Responsabilidad Operativa: Responsabilidad limitada a actividades limitadas.

Responsabilidad Final: responsabilidad que le corresponde totalmente a quien se le designo el cargo de autoridad.

Ejemplo: Un administrador es responsable, en última instancia, de las acciones de sus subordinados a los que les otorgó la responsabilidad operativa, lo que significa que nunca pueden delegar la responsabilidad final.

1.8.    Unidad de Mando

El subordinado debe dirigirse a un solo superior. El objetivo de este principio es evitar conflictos, ya que al tener dos superiores el subordinado no sabrá a quien dirigirse y además pueden presentarse órdenes contradictorias

1.9.    Unidad de dirección

Hace énfasis a los equipos de trabajos y este equipo de trabajo debe tener un buen jefe que dirija las operaciones ora conseguir el mismo fin.

1.10.    Tramo de control

Se refiere al número de trabajadores que un gerente puede dirigir de manera eficaz y eficiente, determinando así el número de niveles y gerentes de la empresa.

1.11.    Coordinación

La coordinación es un proceso que consiste en integrar las actividades de departamentos independientes a efectos de perseguir los objetivos de la organización con eficacia.

El grado de coordinación dependerá de la naturaleza de las tareas realizadas y del grado de interdependencia que existe entre los departamentos, si se requieren que exista comunicación entre unidades, entonces es recomendable un mayor grado de coordinación.

Sincronización de esfuerzos y tareas:

El funcionamiento de una empresa se basa en la realización de unas actividades, para las que se han fijado unos procedimientos determinados, los que son llevados a cabo por el personal.

Cada una de estas actividades y procedimientos deben llevar inmerso un control que permita su constante evaluación y corrección o replanteo, que permitan determinar en un momento dado si tales actividades se están ejecutando de una forma correcta y adecuada.