Tema 13: Costos de la Gestión de Compras
COSTOS DE LA GESTION DE COMPRAS
Costo de lanzamiento del pedido
Este tipo de costo está asociado a los gastos administrativos del área de compras en la gestión de cada compra.
En el caso de compras regulares, el costo de lanzamiento de pedido es mínimo ya que debe existir un contrato marco con el proveedor que minimiza la necesidad de negociación, por lo que la carga administrativa se reduce al seguimiento de la orden de compra.
En el caso de compra no regulares, principalmente en el caso de compras de activos, como maquinarias y equipos, o en el caso de proyectos, como la mejora de las instalaciones de la organización, el proceso de gestión de compras es más complejo pues debe incluir la identificación de las necesidades, la evaluación y selección de proveedores, la solicitud de diagnósticos y cotizaciones, el seguimiento de la importación o del avance del proyecto y la negociación de modificaciones del proyecto.
Generalmente está asociado a la planilla del personal de compras, a los sistemas utilizados, software, al tiempo invertido en la transacción.
Costo de adquisición
Como se explica en detalle en el método de menor costo en el capítulo de evaluación y selección de proveedores, el costo de adquisición o costo total de compra está compuesto por:
• Costo del producto
• Costo de transporte
• Costo de almacenamiento
• Sobrecosto
Ejemplo: En una producción de sillas, podría involucrar el costo de las sillas, el costo de trasladar las sillas al punto destino, el costo de alquilar un almacén temporal y si hubiera algún sobrecosto debido a que se pidió la entrega en menor tiempo.
Costo de ruptura de inventario
Cuando la organización no puede atender una orden de compra debido a que no cuenta con inventario de materias primas o piezas para lanzar la orden de producción o no cuenta con inventario de mercaderías, corre el riesgo de perder la oportunidad de venta debido a que el cliente potencial buscará otras opciones si el tiempo de aprovisionamiento es muy alto.
De la misma forma, si los activos como maquinarias y equipos y personal capacitado permanecen inactivos por falta de inventarios para continuar la producción, el costo de oportunidad de los activos o el costo de personal representan pérdidas financieras para la organización.
El área de compras debe tener en consideración que las pérdidas de oportunidades de venta o activos con baja utilización debido a falta de inventarios tienen un costo para la organización y que es responsabilidad del área la minimización de dichos costos, es decir, de asegurar la disponibilidad de inventarios.
En un grifo que tiene el negocio alternativos de servicio de lubricación, el costo de no contar con un lubricante, puede significar perder varios clientes por servicios completos, con las consecuencias monetarias.
Costo de pérdida de inventario
Cuando la organización adquiere productos perecibles o de consumo estacional, existe un riesgo de que dicho inventario sea declarado obsoleto luego de cierto tiempo en almacenamiento.
El inventario obsoleto representa una pérdida financiera irrecuperable para la organización, por lo que, es responsabilidad del área de compras, minimizar las pérdidas de inventario por obsolescencia, y, al mismo tiempo, asegurar la disponibilidad de inventarios.
Por otro lado, los robos, accidentes, vandalismo o desastres naturales pueden ocasionar la pérdida de inventario. Sin embargo, si es posible asegurar a la organización contra este tipo de riesgo mediante la adquisición de una póliza de seguro. Usualmente el área de administración central o de contabilidad y finanzas son responsables de la contratación de las pólizas de seguros que forman parte del costo total de inventarios.
Ejemplo: En los supermercados, se presenta mucha cantidad de robos por supuestos clientes, y este tipo de negocios tiene una partida contable para este tipo de perdidas.
APROVISIONAMIENTO
El proceso de compras comprende actividades asociadas con la
adquisición de productos o servicios, mientras que el plan de aprovisionamiento
supone acciones de gestión, planificación y control de los materiales y bienes
que se adquieren.
Se pueden confundir ambos procesos, porque pueden parecer
similares, sin embargo, el objetivo principal del plan de aprovisionamiento es
lograr que el
producto esté disponible en el momento que se necesite, con
la calidad adecuada, la cantidad necesaria y en el plazo oportuno, evitando
pérdidas reduciendo costos considerablemente. Para realizar un correcto plan de
aprovisionamiento en necesario controlar el inventario para conocer las
existencias.
Las compras es sólo una parte de ese proceso.
MODELOS DE APROVISIONAMIENTO
Aprovisionamiento Just in Time JIT
Es una filosofía alterna al uso de inventarios, que tiene el
objetivo de contar con los bienes adecuados en el lugar adecuado en el momento
adecuado; se puede definir como:
“Una filosofía de programación donde la cadena entera de
suministros se encuentra sincronizada para responder a los requerimientos de
operaciones o de clientes”
Se caracteriza por:
• Relaciones
cercanas con pocos proveedores y transportistas
• Información
compartida entre proveedores y compradores
• Producción/compras
frecuentes y transporte de bienes en pequeñas cantidades con niveles de
inventario mínimos
• Eliminación
de incertidumbre
• Objetivos
de alta calidad
Aprovisionamiento Vendor Managed Inventory
Este modelo de aprovisionamiento se ha tratado en detalle en
el capítulo 2. Elaboración del Informe de resultado de la negociación
Aprovisionamiento con aplazamiento de fases productivas
En este modelo el proveedor espera el último momento para
acabar el componente que nos debe entregar una vez que conoce exactamente que
tipo de uso se le dará.
Por ejemplo un proveedor de parachoques de vehículos puede
tener varios en stock pintados primariamente, y esperar a la comunicación del
productor que le indique el tipo de vehículo y color para proceder a dar los
procesos de pintado y acabado de los parachoques;
de esta forma el proveedor ahorra en tener un número de
ítems de diferentes colores de parachoques y el fabricante ahorra en la
cantidad de componentes en stock.
Esto se aplica cuando hay mucha variedad de ítems y bastante
cercanía geográfica con el proveedor
Aprovisionamiento con orden de compra planificada
También conocido como aprovisionamiento MRP, se ha definido
como:
“ Un método formal y mecánico de programación de suministros
por medio del cual se sincroniza el momento adecuado de las adquisiciones o de
la producción para cumplir los requerimientos operativos periodo a periodo,
mediante la compensación de la solicitud de suministro por parte de los
requerimientos, con la duración del tiempo de entrega”
Muchos softwares ERP cuentan con programas para el manejo de
PRM
La Planificación para el consumo se basa en los valores de
consumo pasados y utiliza la previsión u otros procedimientos estadísticos para
determinar futuras necesidades.
Se activa cuando los niveles de existencias se encuentran
por debajo del punto de pedido predefinido o por las necesidades pronosticadas
calculadas utilizando últimos valores de consumo.
Aprovisionamiento con orden de compra planificada
El PRM para Materiales con demanda relativamente continua,
debe utilizar una Planificación de necesidades por punto de pedido (VB), esto
comprende:
• Se
realiza para materiales con demanda continua que corresponden a los materiales
A y B de la clasificación ABC por consumos. Los materiales clasificados dentro
de este grupo se gestionan a través de un sistema de reposición (s, S).
• Este
sistema de gestión asume una revisión continua de la situación de los stocks.
• Para
este tipo de materiales si el stock iguala o baja por debajo del punto de
pedido, previamente definido para cada material, el sistema genera una orden
planificada de compra. La cantidad de esta orden de compra definida por el
sistema es variable, y se calculará para aprovisionar el almacén hasta el nivel
de stock máximo después de cubrir las necesidades futuras.
• La
cantidad de la orden planificada de pedido que el sistema calculará será la
siguiente:
Cantidad orden planificada= Máximo nivel de stock +
Necesidades totales – Stock disponible en almacén – Compras pendientes
proveedor.
Verificación en actividad y tiempo de la orden de compra
Luego de que el proveedor acepta la orden de compra,
comienza a correr el tiempo de aprovisionamiento pactado. Sin embargo, en el
caso de compras de artículos que pertenecen a las categorías “Productos
críticos” y “Productos cuellos de botella” (Matriz de Krajic), el área de
compras debe realizar seguimiento a las actividades del proveedor para asegurar
el cumplimiento de las condiciones de la orden de compra. En el caso de
empresas de producción, se pueden programar algunas visitas a las instalaciones
del proveedor para monitorear el avance, y en el caso de empresas de comercio
se puede solicitar información sobre el envío para hacer seguimiento en
paralelo.
SEGUIMIENTO DE LA ORDEN DE LA COMPRA
Control cuantitativo y cualitativo de los productos
recibidos
En el caso de que se haya contratado una empresa tercera
para el servicio de transporte, ésta solicitará, al momento de la entrega, la
firma de un documento de aceptación de entrega.
El área de compras debe confirmar que la entrega está
completa y en buen estado de acuerdo a lo indicado en la guía de remisión. Una
vez que se firma el documento de aceptación, la empresa de transporte se
deslinda de toda responsabilidad, por lo que es importante hacer la inspección
de recepción en el momento de la entrega.
Luego de la recepción de los productos, el área de compras
debe realizar la inspección de aceptación, es decir, verificar la conformidad
de la entrega con la orden de compra y con la hoja de especificaciones técnicas
adjunta. Si la entrega es aceptada, debe emitir la entrada de mercancías para
indicar que ha ingresado al inventario de la organización y enviar dicho
documento al área de contabilidad con la orden de compra adjunta como orden de
pago al proveedor.
Informe de conformidad
En el caso de que se encuentren productos dañados durante la
inspección de recepción, se debe indicar la no conformidad en el documento de
aceptación de la entrega e informar inmediatamente al proveedor y a la empresa
de transporte quienes deben asumir el costo de los productos dañados. El
alcance hasta el cual la empresa de transporte debe asumir los costos depende
del contrato con el proveedor, pero el área de compras debe informar
oportunamente para que el proveedor pueda tomar las acciones pertinentes. El
informe de la no conformidad para la empresa de transporte se hace mediante la
anotación de observaciones en el documento de aceptación de la entrega. Además,
es recomendable recolectar evidencia fotográfica de la no conformidad y
adjuntarla al documento mencionado.
Informe de conformidad
En el caso de que se encuentren no conformidades en la
inspección de aceptación, se debe enviar un informe detallado al proveedor. De
igual forma, dependiendo de las condiciones del contrato de compra el
proveedor, éste deberá asumir los costos de devolución y aprovisionamiento de
los productos de reemplazo.
Una no conformidad del proveedor ocurre cuando el producto
enviado no cumple con las condiciones estipuladas en la orden de compra o en la
hoja de especificaciones técnicas. Algunos casos comunes son:
• Los
productos no cumplen con las especificaciones técnicas.
• El
producto no ha sido acondicionado de acuerdo a las especificaciones de la
organización indicadas en la orden de compra, como modificaciones particulares
solicitadas por la organización.
El informe de no conformidad para el proveedor debe incluir
una descripción detallada de cada observación y hacer referencia a la orden de
compra o a la hoja de especificaciones técnica donde se indica la
característica acordada.
Devolución de productos no conformes
En el caso de no conformidades debido a productos dañados
encontrados durante la inspección de recepción, la empresa de transporte, luego
de comunicarse con el proveedor, debe decidir qué hacer con el producto no
conforme.
El responsable de asumir los costos de devolución o de
reparación depende del contrato entre el proveedor y la empresa de transporte.
En caso de daños menores, el proveedor puede solicitar a la
organización la recepción y almacenamiento de los bienes para realizar las
actividades de reparación en las instalaciones de la organización. En caso de
daños mayores, el proveedor puede solicitar a la empresa de transporte el
traslado inmediato de los productos a sus instalaciones para la ejecución de
las actividades de reparación.
La organización no debería aceptar ningún costo relacionado
a la reparación, reprocesamiento o devolución de productos no conformes ya que
es responsabilidad del proveedor (directamente o indirectamente a través de las
empresas subcontrata) asegurar el cumplimiento de todas las condiciones
estipuladas en la orden de compra y en la hoja de especificaciones técnicas.
SEGUIMIENTO DE LA ORDEN DE SERVICIO
Control del avance según programación
El área de compras debe solicitar al proveedor del servicio
el cronograma de trabajos (de acuerdo a la orden de servicio) donde se deben
indicar:
• Secuencia de actividades
• Fecha de inicio y fin de cada actividad
• Fecha de inicio y fin del trabajo
• Recursos destinados a cada actividad como mano
de obra y maquinaria y equipos que aseguren el cumplimiento del cronograma
• Identificación de actividades críticas, es
decir aquellas actividades cuyo retraso ocasiona el retraso de la fecha de
entrega de los trabajos.
• Identificación de actividades con holgura, es
decir aquellas actividades que pueden admitir cierto periodo de retraso sin
afectar la fecha de entrega prometida.
• Identificación de las fases del trabajo
integral así como las características observables que permiten determinar el
nivel de avance
A partir del cronograma, el área de compras se pueden
programar inspecciones de avance para asegurar el cumplimiento de las
características y de las fechas de entrega acordadas con el proveedor.
En caso de incumplimiento del cronograma de los trabajos, el
área de compras debe coordinar con el proveedor para que tome acciones al
respecto, de forma que se logre las fechas del trabajo. Finalmente si las
fechas se incumplen, se puede ser flexible en algún punto, sin embargo se puede
dar paso al aplicación de penalidades o sanciones, de acuerdo a como se haya
establecido el contrato.
Solicitud de conformidad de avance con el cliente
En el caso de servicios no regulares como mantenimiento
correctivo de maquinaria o equipo o mejora de las instalaciones, el área de
compras cumple una función de intermediario entre el área funcional que
solicita el servicio y el proveedor. En este tipo de compras el área de compras
debe comprometerse con el éxito del proceso de compras y no limitarse a la
ejecución de las actividades administrativas. Para lograr dicho objetivo, por
un lado, debe realizar el seguimiento de las actividades del proveedor, y, por
otro lado, debe comunicar e involucrar al área funcional solicitante en la
aprobación de cada fase del trabajo. De esta forma asegura que la salida de los
trabajos cumpla con las necesidades y expectativas del cliente (en este caso,
el área funcional solicitante).
Informe de las no conformidades del servicio
Si durante las inspecciones de avance del trabajo, el área
de compras encuentra no conformidades, debe emitir un informe de no
conformidades del servicio, el cual debe ser entregado al área funcional
solicitante y al proveedor. Dicho informe debe indicar claramente la cláusula
del contrato donde se indican las características técnicas o cualitativas en
incumplimiento, así como evidencia de la no conformidad. Se debe aclarar que
una no conformidad solo incluye aquellos casos en los que la ejecución de los trabajos
no cumple con las condiciones estipuladas en el contrato. Las discrepancias
entre las necesidades del área funcional y la ejecución de los trabajos que no
se encuentran estipuladas en el contrato, no son consideradas como no
conformidades. En este caso se debe negociar con el proveedor cambios al
esquema de trabajo, sea en fechas y/o precios; lo ideal no es llegar a estas
instancias, es por ello la importancia de establecer un buen acuerdo con el
proveedor, que contemple diversas situaciones y riesgos.
Levantamiento de observaciones
En caso de encontrar no conformidades durante la inspección
de avance de los trabajos, el proveedor debe proponer una acción correctiva,
cuya implementación debe estar sujeta a seguimiento por parte del área de
compras hasta que la no conformidad sea solucionada. El levantamiento de la no
conformidad puede requerir la modificación del cronograma de trabajos o del
incremento de recursos como mano de obra y maquinaria y equipos para mantener
las fechas de entrega de los trabajos.
Reprogramación y penalidades
En caso de que, durante la inspección de avance de los
trabajos, el área de compras detecta un retraso con respecto al cronograma del
trabajo, debe solicitar al proveedor un incremento en los recursos utilizados
(mano de obra o maquinaria y equipos) para acelerar el ritmo de avance de los
trabajos, o la entrega de un nuevo cronograma de trabajos actualizado. El
retraso en ciertas actividades del esquema de trabajos generales no implica
necesariamente el retraso en la fecha de entrega de los trabajos, ya que ello
depende del tipo de actividad (crítica o con holgura). Si el proveedor no puede
cumplir con la fecha de entrega de los trabajos, el contrato debe estipular
penalidades proporcionales a la cantidad de días de retraso del trabajo. Dichas
penalidades deben ser justificadas en base a pérdidas incurridas por la
organización.
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