Tema 7: Dirección: Comunicación Efectiva, Liderazgo y Trabajo en Equipo

 

La comunicación efectiva

La comunicación efectiva es el proceso de compartir ideas, pensamientos, conocimientos e información de la forma más comprensible para el receptor del mensaje. Algunas de sus características son la claridad, la empatía y la escucha activa.

Las personas que saben cómo comunicarse de manera eficaz impulsan su productividad y mejoran sus relaciones personales en todos los aspectos de su vida, ya que fomentan la confianza de los demás y ayudan a prevenir o solucionar problemas. 

La importancia de la comunicación efectiva radica en que proporciona claridad en el mensaje y, por lo tanto, crea mejores relaciones laborales y personales.

La comunicación efectiva: Caracteristicas

1. Es de fácil comprensión

La comunicación es efectiva cuando el receptor del mensaje logra comprender fácilmente la información; luego puede recordarla y actuar con base en ella.

2. Brinda información concisa

La información que se transmite a través de la comunicación efectiva debe ser concisa y completa. Esto evita cualquier tipo de dudas, confusiones o posibles interpretaciones equivocadas por parte del receptor. 

3. Es de interés para el receptor

Otra de las características de la comunicación efectiva es que el mensaje es motivador e interesante para los que lo reciben.

4. Es objetiva

La comunicación efectiva tiene como característica la objetividad, es decir, la información transmitida por el emisor debe ser veraz, auténtica y lo más imparcial posible. Esto transmite confianza y genera credibilidad. 

La comunicación efectiva: Elementos

1. Claridad

Clarifica tanto tu pensamiento como tu expresión, así evitarás dar mensajes ambiguos. Puedes comenzar por utilizar estos consejos que se enfocan en la psicología y en los comportamientos comunicativos:

•       Si sueles hablar rápido, reduce la velocidad. 

•       Evita las referencias a situaciones o contextos culturales que no entienda tu interlocutor, como libros o series, sobre todo si lo conoces recientemente.

•       Practica tu pronunciación y proyecta tu voz.

 

2. Propiedad

Selecciona tus palabras de forma escrupulosa, de acuerdo con el nivel de formalidad entre tus clientes y con los propósitos que tienes en mente. Además, cuida la ortografía, la gramática, el contenido y el formato si envías un mensaje por escrito.

3. Concisión

Ofrece únicamente la información relevante: la regla es que reduzcas al mínimo la cantidad de palabras, mientras no esté en peligro la claridad. Un mensaje conciso ahorra tiempo, atrae la atención de tus clientes y reduce el ruido. Primero asegúrate de que el material siga una secuencia lógica y coherente, y luego ve al grano.

4. Feedback

La comunicación es una calle de dos vías: necesita del emisor y del receptor para ser efectiva. Es un proceso complejo. En ocasiones, a pesar de todos los esfuerzos, la comunicación falla porque el receptor es incapaz de brindar retroalimentación o el emisor interpreta sus comentarios de forma incorrecta.

Asegúrate de no tergiversar lo que expresan tus clientes y que tus mensajes sean tan claros que no haya lugar a dudas. En la resolución de problemas, 23 % de los clientes prefiere una atención personalizada y abierta. 

5. Empatía

Usa frases tan sencillas como «entiendo lo que dices». Esto demuestra que tienes una actitud abierta y sintonizas con lo que tu compañero de conversación piensa y siente. Esto, a su vez, hará que sea más fácil crear empatía.

Así, aunque no siempre es posible, debes tener la disposición de reconocer los sentimientos y anticipar las reacciones de tus interlocutores. 

6. Escucha activa

Saber escuchar es una de las mejores características de un comunicador efectivo. Haz un espacio en tu día para practicar la escucha activa. Esta involucra prestar mucha atención a lo que la persona dice y pregunta.

A veces puedes apoyarte en reafirmar lo que el emisor dijo, con una frase como: «Entonces, lo que quisiste decirme es que…». De esta manera podrás responder mejor.

7. Comunicación no verbal

Tu lenguaje corporal (como el contacto visual, el movimiento de tus manos y tu cuerpo) sustenta el mensaje que tratas de transmitir. 

Procura tener una postura relajada y abierta con los brazos abiertos y las piernas relajadas, así como usar un tono amistoso. Esto te hará parecer accesible y alentará a tus clientes a hablar abiertamente contigo.

Presta atención a las señales no verbales de los otros mientras hablas. A menudo, estas transmiten cómo se siente realmente una persona. Por ejemplo, si no te mira a los ojos, es un indicador de que se siente incómoda o prefiere ocultar alguna información.

En realidad, 93 % de la comunicación es no verbal. Utilízala lo mejor posible.

8. Respeto

La persona se comprometerá más si la tratas con respeto. Una acción tan simple como llamarla por su nombre la hará sentirse apreciada. Si la comunicación es telefónica, concéntrate en la conversación y evita distraerte.

Cuando sea por correo, detente en construir y editar tu mensaje, y dirígete al receptor por su nombre. 

La comunicación efectiva: Proceso

La comunicación efectiva: Medios Electrónicos en la comunicación

El rol principal de las comunicaciones es mover información de un lugar a otro. Cuando el transmisor y el receptor están físicamente en la misma localidad, es relativamente fácil realizar esa función. Pero cuando el transmisor y el receptor están relativamente lejos uno del otro, y además queremos mover altos volúmenes de información en un periodo corto de tiempo, entonces será necesario emplear una forma de comunicación maquina-maquina

La razón del uso de la electrónica, es porque una señal puede ser generada, transmitida y detectada. Y por el hecho de que esta puede ser almacenada temporal o permanentemente. También porque pueden ser transmitidos grandes volúmenes de información dentro en un periodo corto de tiempo.

Liderazgo

Definición

El liderazgo es el proceso mediante el cual se ejerce influencia sobre un grupo de personas para lograr su participación activa y entusiasta en el logro de los objetivos comunes.

El líder ejerce su influencia sobre el resto de los integrantes del grupo sin utilizar la autoridad que pueda tener su cargo. Es más cuestión de valores, empatía, inspiración y confianza que de poder, intimidación y manipulación.

Cualidades de un Líder

Desde muy temprano se descartó la hipótesis según la cual o el líder nace con una serie de rasgos personales que lo llevan a convertirse en conductor de personas y, por el contrario, se reconoció que la mayoría de las cualidades asociadas con los líderes son adquiridas por medio de entrenamiento y capacitación.

Si bien es cierto que no existe un listado único de cualidades particulares de los líderes, sí se han encontrado algunos rasgos prevalentes entre los dirigentes exitosos:

a)       Los líderes tienen mayor percepción personal que los no líderes; La percepción personal fue definida entonces como la capacidad del ser humano para comprender los hechos, las personas y a sí mismo, tiene una alta relación con otros conceptos como inteligencia racional, empatía, compasión e inteligencia emocional.

b)      El liderazgo exitoso está relacionado positivamente con las habilidades perceptivas de los líderes;

c)       Es posible incrementar las habilidades perceptivas con entrenamiento.

Autoridad

La autoridad en administración es la potestad que permite a un empleado cumplir con las funciones asignadas. Se otorga por imposición o por las diferentes peculiaridades que avalan a quien la ejerce.

La autoridad en administración es el poder que hace posible que un empleado cumpla con la función que se le ha asignado sin dar lugar a un conflicto o una negociación. Permite agilizar mucho el funcionamiento de la plantilla de una empresa.

Tipos de autoridad en administración

Existen cuatro principales grupos de autoridad en administración:

Autoridad personal: El empleado que tiene esta potestad debe de disfrutar del respeto, admiración o demás cualidades que permitan que el individuo sobre el que se ejerce la orden, la cumpla.

Autoridad operativa: Este tipo de autoridad no se realiza entre dos personas. Es aquella que un empleado se ejerce sobre sí mismo, siendo consciente de que debe cumplir con una determinada función.

Autoridad técnica: Es utilizada cuando un empleado tiene más conocimiento que el resto dentro de una determinada área. Puede venir dada por su experiencia, formación o la capacidad de comunicar su conocimiento.

Autoridad formal: Aquí la autoridad viene impuesta por una determinada organización. Se le otorga a diferentes cargos para exigir el cumplimiento de las tareas exigidas. Podemos diferenciar entre dos tipos dentro de esta forma de autoridad:

Autoridad lineal: Consiste en otorgar cierta autoridad a cada uno de los puestos de mando de la empresa. El orden seguido parte desde el rango más alto hasta el último puesto que dispone de autoridad.

Autoridad funcional: Es aquella que se otorga en función de la especialidad de cada trabajador, dentro de un determinado departamento o empresa.

Delegación

               

Acto bilateral mediante el cual un superior jerárquico confiere deberes, responsabilidades y funciones a un subalterno y, en algunos casos, le da la autoridad que necesita para desempeñar tales funciones, cuando tienen que trabajar con otras personas bajo su mando.

Proceso de Delegación

Define qué trabajo delegar y a quién

Es igual de importante definir qué tarea puedes delegar como a quién puedes confiársela:

Qué tareas delegar: Céntrate en aquellos proyectos a los que solo tú puedes aportar un valor diferencial y delega aquellas que pueden realizar otras personas. Proyectos que te tomen demasiado tiempo, proyectos a los que tu equipo puede aprender, proyectos que no te gusten, etc.

A quién delegar: Delega a aquellas personas del equipo que reúnan las habilidades y el potencial necesarios para realizar el proyecto. Ten en cuenta que también deberá tener la capacidad de asumir más responsabilidades y trabajar de forma independiente.

Proceso de Delegación

Asegúrate de que el trabajador entiende todo el proceso

Antes de delegar el proyecto a la persona adecuada, detállale todo el proyecto, qué pasos debe seguir y los objetivos que debe perseguir. Será esencial para que el trabajador pueda realizar la actividad correctamente.

Hazle una pequeña formación si lo crees necesario para asegurarte de que el trabajador entiende todos los procedimientos. Ten en cuenta también que deberás especificarle si entre sus tareas está la implicación de terceras personas, si dispone de presupuesto, su nivel de autonomía, los plazos de revisión y la fecha final de entrega.

Motiva a tu empleado y transmítele tu confianza

Transmitirle toda tu confianza y motivarlo a lo largo del proyecto será fundamental para la consecución de los objetivos. Harás que se sienta una parte fundamental del proyecto y se involucre con la consecución de los objetivos.

Demostrar que confías en él le aportará una mayor seguridad y autoestima. También darás lugar a que se cree una comunicación fluida entre ambos, que dará paso a nuevas ideas y a la resolución de posibles dudas. Con tu confianza y motivación, el rendimiento óptimo del proyecto estará asegurado.

Establece revisiones y apóyale en el proceso

La delegación de tareas debe entenderse como un proceso de retroalimentación. El trabajador realizará un proyecto por ti, pero tú debes hacer el seguimiento de sus tareas para comprobar que se están ejecutando bien y hacer los cambios pertinentes.

Deberás ser capaz de mostrarle los errores y enseñarle a cómo puede mejorarlos, siempre con apoyo y bajo un punto de vista constructivo. También puedes pedirle feedback al trabajador para saber qué puedes mejorar tú. Te ayudará a mejorar tu capacidad de delegar tareas.

Reconoce su trabajo y comparte el resultado

Una vez finalizada la tarea, reconoce su trabajo y felicita al trabajador por el resultado obtenido. O, por el contrario, analiza junto a él los posibles motivos que hayan impedido conseguir el objetivo. Tanto si el resultado es positivo como negativo, agradece el trabajo realizado y la responsabilidad que ha acarreado. Es importante conceder el mérito a la persona que ha realizado el proyecto.

Métodos de Liderazgo

 

Una de las prácticas más efectivas para facilitar el trabajo del líder es el empoderamiento de sus colaboradores, es decir, darles las capacidades y medios para resolver problemas y alcanzar sus objetivos.

Algunas otras actitudes que han probado ser de utilidad para los líderes son: la comunicación con énfasis en escuchar, servir de ejemplo a sus seguidores y permanecer dispuestos al cambio.

Estilos de Liderazgo

Liderazgo situacional.

Fiedler realizó una serie de investigaciones que lo llevaron a concluir, entre otras cosas:

a)       que las características y habilidades requeridas por el líder están determinadas por la situación en la cual se desempeña;

b)      que entre la compleja gama de cualidades personales exigidas al líder, la percepción personal era la determinante.

La explicación del modelo situacional o contingente, propuesto por el investigador Fiedler, es la siguiente: los líderes que tienen mayor capacidad para comprenderse a sí mismos, a su grupo y a las condiciones de trabajo, pueden escoger el estilo de liderazgo que mejores posibilidades de éxito tenga en una determinada situación.

Liderazgo centrado en principios

Los principios son entonces creencias fundamentales de aplicación universal que guían el comportamiento humano, independientemente del tiempo y las circunstancias. Ejemplos de principios son: igualdad, integridad, honestidad y justicia.

Los líderes que actúan guiados por principios son predecibles y confiables, lo cual cohesiona a los equipos de trabajo.

El liderazgo por principios requiere que el líder máximo de la organización identifi que sus ideas fundamentales sobre las cuales aspira guiar la empresa y posteriormente compartirlas para alcanzar un consenso con sus colaboradores inmediatos. Este conjunto de principios así establecidos conformarán la ideología de la empresa y sirven de base para la conformación de la misión, metas, estrategias y demás procesos administrativos.

Algunos ejemplos de estos principios que rigen el liderazgo en organizaciones modernas son:

• Junto con las metas organizacionales deberán poderse alcanzar metas personales, familiares y sociales.

• Respetamos la dignidad, conocimientos y experiencia de nuestros semejantes.

• Hacemos lo que decimos y decimos lo que pensamos.

• Creemos en el trabajo en equipo como la mejor forma para aprender de los demás, resolver problemas y alcanzar resultados sostenibles

Se utilizan los principios como criterios de selección de su personal, buscando vincular aquellos candidatos que más coincidan con su filosofía, sin perder la diversidad enriquecedora.

Liderazgo transformacional

El líder transformacional sabe valorar y retener el talento en su empresa. Este tipo de personas se preocupa por conocer a los miembros de su equipo de manera individual.

El liderazgo transformacional surge y se propone como un intercambio entre el líder y los seguidores de éste, de manera que trabajan y reciben algo a cambio. Es un estilo de liderazgo que motiva a las personas y las transforma.

Los líderes transformacionales ejercen influencia en los miembros del grupo, es por eso que acaban convirtiéndose en un modelo a imitar por parte de sus seguidores. Prestan atención a sus seguidores, de manera que promueve su desarrollo y su crecimiento.

Por todas estas razones y estas características del liderazgo transformacional, los empleados acaban conformando un vínculo emocional fuerte con el líder transformacional, por lo que acaban formando una visión compartida. 

Trabajo en equipo

El trabajo en equipo es una labor que se lleva a cabo a través de un conjunto de integrantes que tienen un objetivo común, aunque cada uno desarrolle sus tareas de forma individual para conseguirlo.

Los equipos se crean para aportar conocimiento, compartir información, criterios, y para conseguir un objetivo común gracias a las tareas que desarrolla cada miembro.

La pretensión que se intenta conseguir a la hora de trabajar en equipo es unir esfuerzos y aptitudes, maximizar estos, y disminuir el tiempo de ejecución de tareas.

Cuanto mayor sea el entendimiento y la cohesión entre todos los miembros del equipo, mejores resultados se obtendrán con la puesta en práctica de sus trabajos.

Trabajo en equipo : Tipos de equipos

Equipos tradicionales: Son las distintas áreas funcionales de una organización. Es, como su nombre indica, un equipo tradicional. Del que se espera que cumpla con los objetivos planteados, encargados por un jefe que los lidera.

Equipos informales: Son equipos que nacen con un determinado fin social. Un malestar en la empresa o una situación que genera conflictos podría dar lugar a un equipo informal. Creado al amparo de la organización, con el fin de solventar dicho asunto.

Equipos de resolución de problemas: Surgen ante un suceso imprevisto que afecta a la empresa. Por lo general, estos equipos son multidisciplinares; pudiendo analizar mejor la situación por los campos que cubren.

Equipos de liderazgo: Son equipos compuestos por los distintos líderes, o directivos, que contiene la organización. Sus reuniones abarcan las distintas áreas de la empresa, tratando de lograr un objetivo común entre todas.

Equipos virtuales: Como su nombre indica, equipos que se sirven de la tecnología para realizar sus reuniones y mantener su relación. Por norma general, son equipos en los que las tareas de cada uno están muy bien definidas y no son interdependendientes entre sí.

Equipos autodirigidos: Son equipos que no requieren un jefe o un líder que los guíe, sino que es más una unión de profesionales de un mismo nivel a los que se le encarga una tarea común, la cual deben cumplir trabajando todos en equipo.

Etapas

En 1965, Bruce Tuckman formuló un modelo de desarrollo de los equipos de trabajo. Propone que los equipos recorren distintas etapas de desarrollo: Formación – Agitación– Normalización – Realización (Forming – Storming – Norming – Performing).

En el trabajo en equipo, todos los grupos pasan por esas fases, de las hay que ser conscientes y, consecuentemente, llevar a cabo una gestión adecuada de cada una de ellas.

Formación

Es la primera etapa del desarrollo del equipo. En ella, el grupo se reúne por primera vez e inicia su conversión a un equipo.

En esta fase, los comportamientos de los miembros del equipo están impulsados por sus sentimientos de excitación, ansiedad y dependencia. Plantean ciertos problemas que han de resolverse para conseguir que el equipo transite hacia un estado de maduración que le permita ser eficaz.

En esta etapa, el líder del equipo puede actuar según las alternativas siguientes:

Estructurando.

Estimulando el aprendizaje.

Equilibrando la participación.

Agitación

La siguiente fase de desarrollo del trabajo en equipo es la etapa de Agitación o conflicto.

Durante esta etapa, los componentes del equipo toman conciencia de que la tarea es más complicada de lo esperado. Perciben la discrepancia entre las expectativas iniciales la realidad de la tarea que tienen por delante.

Los miembros del equipo pueden sentirse: incompetentes y confusos, al no estar suficientemente seguros acerca de su capacidad para realizar el trabajo.

Como líder el equipo, usted puede abordar esta fase de desarrollo del trabajo en equipo:

Facilitando el diálogo.

Asistiendo en la toma de decisiones.

Facilitando apoyo.

El equipo es vulnerable debido a la expresión de las emociones y de distintos puntos de vista.

 

Normalización

En esta etapa, las personas integrantes del equipo ya se han habituado a trabajar juntos. Se inician comportamientos de ayuda mutua, en lugar de competir.

En este momento, se han resuelto parte de los conflictos que surgieron en la fase de Agitación, por lo que comienzan a trabajar como un equipo. En consecuencia, se muestran abiertos a recibir críticas constructivas, al tiempo que se sienten aceptados por el equipo. También se sienten más cómodos en el equipo.

La tarea del líder de equipo, o asesor en caso de que esta figura estuviera presente, es la de ayudar al equipo a ajustarse a su nueva identidad y mantener la confianza en sí mismo. Para ello debe actuar:

Delegando responsabilidades.

Expresando sus propias ideas.

Desafiando al equipo.

 

Realización

Finalmente, en esta etapa de desarrollo del equipo, sus integrantes se encuentran cómodos unos con otros, al igual que con el proyecto de trabajo.

Se perciben como una unidad de trabajo eficaz. Ahora, la preocupación es el éxito. Es en este momento cuando el equipo se desempeña competentemente: es un equipo de alto rendimiento.

En esta etapa, el líder ha de ayudar al grupo a desarrollar habilidades dirigidas a mantener el trabajo del equipo:

Sugiriendo nuevas metas.

Comprobando sus supuestos.

Desarrollando procesos de autoevaluación.

Levantamiento

Esta etapa fue introducida por Tuckman posteriormente. No se trata, en sí, de una de las fases de desarrollo del equipo. En realidad, se refiere al momento en que, finalizado el proyecto, el grupo se disuelve.

Es probable que aparezcan sentimientos de tristeza al llegar el momento de separar a un grupo que ha resultado muy unido.

El líder del equipo debe asegurar la oportunidad de que el equipo celebre el éxito e incorpore las mejores prácticas para utilizarlas en el futuro. También es el momento de despedirse y desearse lo mejor para en sus próximas tareas.

 

Bibliografía

 

https://blog.hubspot.es/sales/comunicacion-efectiva

http://www.inacap.cl/web/material-apoyo-cedem/alumno/Ciencias-Basicas/Formacion-General/Guia-Estudiante-Comunicacion-Efectiva-FGCE01.pdf

https://www.turijobs.com/blog/aprende-delegar-tareas/

http://biblioteca.ciess.org/glosario/content/delegaci%C3%B3n-de-autoridad

https://www.aiteco.com/desarrollo-del-trabajo-en-equipo/