Tema 8: Instrumentos de la Organización
1.
Instrumentos de la organización
Son manuales Administrativos.
Incluye de forma SISTEMATIZADA la
forma en que deben ser cumplidas las actividades de cada miembro de la
organización.
Instruyen al personal sobre los
objetivos, políticas, funciones, autoridad, normas, procedimientos y otros
aspectos de la institución a fin de facilitar la supervisión y el desempeño.
La importancia de los manuales administrativos reside en el
hecho de suministrar INFORMACION para ejecución del trabajo ya que sirven de guía.
2.
El estatuto
Recibe el nombre de estatutos aquella norma, acordada por
los socios o los fundadores, que regula el funcionamiento de una persona
jurídica (Empresa), ya sea una sociedad, una asociación o una fundación.
Sus Funciones son:
Regular los derechos y obligaciones de los miembros y las
relaciones entre estos.
Regular el funcionamiento de la entidad frente a
terceros (por ejemplo, normas para la toma de decisiones, representantes,
etc.).
Modelo de estatuto:
3. Reglamento de
organización y funciones (rof)
Es un documento normativo de gestión institucional en el
que se precisa, la finalidad, objetivos, competencia y funciones generales
de todas las unidades de la organización en todos sus niveles, a fin de
desarrollar actividades dirigidas a formular, aprobar y supervisar las
políticas institucionales
Los objetivos del ROF son:
Presentar una visión de conjunto de la organización.
Facilitar el reclutamiento de personal.
Describir las funciones generales de cada unidad orgánica.
El Alcance del ROF son:
Su aplicación es para todos los organismos de la
administración publica, salvos excepciones según norma.
Contenido del ROF:
APROBACIÓN.
Cuando se trata de una institución publica hoy en día lo
aprueba el gobierno anteriormente lo hacia el Instituto Nacional de
Administración Publica.
Cuando se trata de entidades privadas se regula por la
autonomía que tiene la empresa, siempre y cuando haciéndole saber al ministerio
de trabajo la modificación que requieran hacer dentro de la empresa.
ACTUALIZACION.
Generalmente se actualiza cuando se cambia la estructura de
la empresa haciéndose conocer al ministerio de trabajo. También cuando se
modifica el cuadro de asignación de personal (CAP), esto ocurre cuando cambian
las funciones del personal en la empresa.
4. Manual de
organización y funciones (Mof)
El Manual de Organización y
Funciones, es un documento normativo que describe las funciones específicas a
nivel de cargo o puesto de trabajo desarrollándolas a partir de la estructura
orgánica y funciones generales de la empresa.
Su uso interno y diario, minimiza
los conflictos de áreas, marca responsabilidades, divide el trabajo
equitativamente y fomenta el orden y la disciplina.
Importancia del MOF:
Recopila de manera organizada los
procedimientos de la organización.
Reduce en gran proporción la
improvisación, ya que todo está escrito.
Ahorro de tiempo, debido a que
las instrucciones ya están establecidas.
Aclaran dudas con respecto a qué
hacer en un momento determinado.
Mantiene la igualdad (estandarización)
en la gestión organizacional.
Es una herramienta de control y
de información.
Permite evaluar los estándares ya
establecidos y busca la mejor forma de hacer las cosas.
Una vez que el equipo técnico
haya diseñado el perfil de cada uno de los puestos, el MOF será presentado a la
autoridad superior para su aprobación y de esa manera pueda ser repartido al
personal de cada dependencia.
5.
El Organigrama
Organigrama de la empresa:
Para la elaboración del MOF nos
debemos basar en el organigrama de la empresa, en base a este, deberemos de
diseñar cada una de las funciones de cada una de las áreas y puestos de
trabajo.
Si dicho organigrama no está bien
elaborado o no está actualizado, el MOF no resultará un documento útil.
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