Tema 11: Homologación de proveedores
Homologación de proveedores
a homologación de proveedores es una metodología que emplean
las organizaciones para verificar si sus proveedores de servicios o productos
cumplen con una serie de estándares o criterios de calidad propios que
garanticen un servicio óptimo.
Los parámetros de homologación de proveedores son definidos
por la propia empresa que es quien establece en base a qué variables quiere
estandarizar la homologación.
La homologación de proveedores cada vez es más popular entre
las organizaciones dentro de sus sistemas de gestión ISO 9001, puesto que está
muy relacionada con la calidad y se realiza con el objetivo de poder averiguar
si un determinado proveedor es apto para la realización del servicio o para el
suministro de sus productos en base a los requisitos auto definidos.
Disponer de un listado de proveedores homologados nos
permite trabajar con tranquilidad a la hora de subcontratar o ejecutar un
determinado proyecto que requiera de la intervención de terceras empresas, pues
sabemos que los proveedores cumplirán con ciertos mínimos que hemos
determinado.
Dentro del proceso de homologación de proveedores, la
empresa analizará diferentes variables del proveedor para garantizar su aptitud
desde un punto de vista integral, en aspectos tales como el cumplimiento legal,
la calidad de su servicio, la satisfacción con sus productos, criterios
ambientales, etc.
En la mayoría de los casos, cuando un proveedor desea
trabajar con una empresa que tiene implantada una metodología de homologación
de proveedores, deberá pasar por el proceso de evaluación para poder dar
suministro a sus productos o servicios, y en caso contrario deberá solventar
las carencias hasta volver a estar homologado.
El proceso de homologación de proveedores es integral
cubriendo diferentes aspectos de la cadena productiva y aunque hay sectores en
los que está más implantado, en principio se puede aplicar en la totalidad de
los sectores empresariales.
1.
CRITERIOS DE HOMOLOGACIÓN DE PROVEEDORES
Los criterios en base a los cuales una empresa decide
evaluar y homologar a sus proveedores son propios, es decir, son establecidos a
criterio de la propia empresa que realiza el proceso de homologación. Por
ejemplo, podemos mencionar los siguientes criterios:
Calidad de sus suministros y de sus servicios
Compromiso con el medioambiente
Seguridad
Responsabilidad social corporativa
Cumplimiento legal
Solvencia económica
2.
VENTAJAS DE LA HOMOLOGACIÓN DE
PROVEEDORES
Una vez realizada una homologación de proveedores podemos
aprovecharnos de sus múltiples beneficios. Entre ellos cabe señalar los
siguientes:
Mejorar la satisfacción de nuestros propios clientes puesto
que al garantizar la calidad de nuestros proveedores y sus suministros,
indirectamente estaremos repercutiendo en mejoras en nuestros productos,
tiempos de entrega, etc
Reducir riesgos futuros debido a acciones de los
proveedores. Esto supone mejorar nuestra reputación empresarial
Mejorar nuestra imagen como empresa sostenible y socialmente
responsable lo que supone una ventaja competitiva. Los clientes cada vez
reclaman un mayor compromiso ético y social
Ahorros en tiempo y dinero debido a reclamaciones, fechas de
entrega aplazadas, etc.
Además, con la homologación de proveedores evitamos que se
produzcan situaciones que ponen en riesgo nuestra reputación y que implican
gastos extras, tales como:
Baja calidad del producto o servicio
Reprocesos
Demoras
Multas
Incumplimientos
Crisis reputacional
Aumento de quejas por parte de los clientes
3.
MÉTODOLOGÍA PARA LA HOMOLOGACIÓN DE
PROVEEDORES
Existen diversidad de metodologías que podemos aplicar para
realizar la homologación de nuestros proveedores. Los más habitualmente
utilizados por las empresas son los siguientes:
Utilización de un Cuestionario de homologación. La empresa
que desea homologar a sus proveedores define un cuestionario en base a los
criterios que desea valorar del proveedor. El cuestionario se hará llegar al
proveedor quién remitirá la respuestas, lo que permite a la organización en
base a las respuesta y los criterios de valoración, determinar el grado de
homologación de la empresa proveedora.
Realización de una Auditoría. En este caso la empresa
realiza una visita en las instalaciones del proveedor donde comprobará in situ
el cumplimiento de los criterios utilizados para la homologación
Realización de un Test de producto. En este método se prueba
por un tiempo determinado, los productos que ofrece el proveedor. Al final del
periodo se valida su uso y se determina si se puede o no homologar. Este método
es especialmente empleado cuando el objetivo preferente es validar la calidad
de los productos del proveedor y valorar si son aptos o no
Homologación en base a un histórico. En esta metodología se
evalúan los resultados históricos del proveedor con el que ya hemos trabajado
previamente: cantidades suministradas,
desempeño del proveedor, reclamaciones,
quejas, etc. Para la aplicación de esta metodología es necesario que ya
existe una experiencia anterior con el proveedor en base a la cual podremos
corroborar el correcto desempeño y la capacidad de suministro y calidad en el
servicio.
Sea cual sea la metodología, como resultado de la
homologación de proveedores lo que se obtiene es una calificación de cada
proveedor en base a unos criterios preestablecidos, lo que nos permitirá
aceptar, rechazar a postponer su homologación hasta que resuelva las carencias
detectadas.
En conclusión, la homologación de proveedores ayudará a la
organización a contar con un listado de proveedores óptimos para su propia
operatividad
4.
FASES DEL PROCESO DE HOMOLOGACIÓN DE
PROVEEDORES
Para realizar el proceso de homologación de proveedores lo
más habitual es seguir diferentes etapas para completar todo el proceso y
disponer de una lista de aquellos proveedores que pueden considerarse
homologados.
Los pasos para llevar a cabo una homologación de proveedores
son los siguientes:
Disponer de un listado de proveedores
Debemos disponer de una lista o inventario de los
proveedores que vamos a evaluar, con todos los datos necesarios y clasificados
por categorías
Cuestionarios de homologación
Deberemos tener claros los criterios según los cuales vamos
a realizar la evaluación de nuestros proveedores, en base a todas aquellas
variables que se consideren relevantes para poder evaluar la satisfacción u
homologación del proveedor.
También deberemos disponer de un plan de envíos,
determinando las periodicidades con las que se emitirán los cuestionarios o se
realizarán las visitas
Lo más habitual es disponer de diferentes cuestionarios,
unos de carácter estándar y otros aplicables sólo a determinadas categorías de
proveedores.
Análisis de los Resultados de los cuestionarios
Una vez finalizado el paso anterior, es necesario establecer
un sistema de análisis para estudiar los datos recogidos en los cuestionarios
anteriores y poder establecer conclusiones. Se analizarán las respuestas de los
proveedores y se les puntuará en base al estándar previamente establecido, que
determinará si se considera homologado o
no
Visita a los centros de trabajo de los proveedores
Visitar los centros de trabajo de los proveedores es una
buena práctica que permite garantizar que las respuestas de los cuestionarios y
los datos recogidos durante el proceso de evaluación son fidedignos. Asimismo,
nos permitirá chequear in situ las instalaciones del proveedor y comprobar que
la calidad del servicio del proveedor cumple con las expectativas
Informe de homologación
Una vez que hemos encuestado y visitado a nuestro proveedor,
debemos plasmar en un informe los resultados de la homologación, determinando
si el proveedor es apto o no. En caso afirmativo, dicho proveedor deberá ser
registrado en nuestra lista de proveedores homologados.
Material de Estudio Tema 11: Homologación de proveedores (.doc)
Material de Estudio Tema 11: Homologación de proveedores (.ppt)
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