Tema 12: Emisión de Documentos de Compra

 

Emisión de Documentos

PRODUCTO PRESUPUESTADO Y NO PRESUPUESTADO

En el caso de transacciones comerciales repetitivas entre el proveedor y la organización, el área de compras debe establecer un acuerdo comercial o contrato marco, que regule todas las transacciones futuras para agilizar el proceso de compra. En dicho caso muchos de los términos de la compra como el precio y las condiciones de entrega no requieren de negociación para cada transacción. Este tipo de artículos o servicios están presupuestados o son regulares por lo que el proceso de compras es sistemático y estándar.

Si el área de compras no ha establecido un acuerdo comercial, ya sea tácito, o a través de la firma de un contrato marco, o si se ha solicitado la compra de un servicio no regular, como el mantenimiento correctivo de equipo, maquinaria o instalaciones; entonces es un artículo o servicio no presupuestado, por lo que se requiere de un proceso de compras distinto.

El proceso de compras debe ser respaldado por una serie de documentos que permitan el flujo y el registro de la información durante el proceso de negociación y compra (como las condiciones de compra y de la cadena de aprobaciones) tanto entre las áreas funcionales de la organización, como con el proveedor. La lista de documentos se describe a continuación:

SOLICITUD DE PEDIDO COMPRA

En el caso de materiales de consumo, como insumos de oficina, cada área funcional debe emitir una solicitud de compra al área de compras. La solicitud de pedido es creada manualmente por una persona del departamento solicitante. La persona que crea la solicitud de pedido especifica que insumos o servicio se requiere, así como la cantidad y la fecha de entrega. Luego, el área de compras debe determinar si se cuenta con suficiente material en el inventario o si se requiere emitir una orden de compra o de servicio. El costo de compras correspondiente a dicha solicitud de pedido es imputado como un gasto al área funcional que solicita la compra.

La solicitud de compras debe tener la firma de aprobación del responsable asignado para el área funcional solicitante (usualmente la jefatura del área) y debe asegurarse que el documento no haya sido alterado de ninguna forma.

LA COTIZACION

Las cotizaciones son información valiosa para la organización ya que provee de información referencial del mercado para la ejecución de compras futuras, por lo que el área de compras debe almacenar dicha información en el historial de compras del proveedor o del artículo correspondiente.

La emisión de la cotización por el proveedor constituye el primer paso del proceso de negociación. Debido a que la solicitud de cotizaciones es utilizada principalmente para el aprovisionamiento de artículos y servicios no regulares, el proceso de negociación suele ser no presencial en estos casos. Debe tomarse en cuenta que cada cotización tiene un periodo de validez (en promedio de 10 días) por lo que se debe emitir la orden de compra dentro de dicho periodo o el proveedor estaría en la facultad de modificar las condiciones ofrecidas.

 

CUADRO COMPARATIVO. EVALUACIÓN

Luego de contar con las cotizaciones por parte de los proveedores, como mínimo 3; el área de compras debe evaluar todos los competentes del costo de adquisición, así como las variables cualitativas, para seleccionar el proveedor adecuado. Como se mencionó en el capítulo de evaluación de selección de proveedores, se deben tener en cuenta los siguientes componentes del costo total:

Costo de producto

Costo de transporte

Costo de almacenamiento

Sobrecostos

En este punto viene el proceso de negociación con el proveedor y la elección de la propuesta ganadora del proveedor; esta decisión por lo general se toma de la mano con el solicitante y el jefe de área.

 

ORDEN DE COMPRA U ORDEN DE SERVICIO

Al finalizar el proceso de negociación y habiendo elegido una cotización, el área de compras debe emitir la orden de compra o servicio, que representan los principales documentos para la contratación del trabajo de un proveedor, siendo sus usos: 

Documentos para adjuntarse: Por práctica general, la orden de compra se envía por correo electrónico por el responsable de compras, también se adjunta los siguientes documentos de ser necesario:

-          hoja de especificaciones técnicas del artículo o los términos del servicio,

-          copia de la cotización, para que el proveedor pueda verificar las condiciones ofrecidas.

El proveedor debe confirmar la recepción de la orden de compra y de la aceptación de toda la información contenida en el documento. En algunos casos se puede solicitar una firma o sello de aceptación del proveedor para que sirva como respaldo de las condiciones acordadas.

https://www.yumpu.com/es/document/read/34914057/orden-de-compra

 

ORDEN DE PAGO

Luego de que el proveedor ha entregado los artículos o ha ejecutado el servicio, el área de compras debe emitir la entrada de mercancías o la aceptación del servicio según corresponda.

Para emitir dicho documento deben constatar que el artículo o el servicio aprovisionado cumplen con todas las condiciones estipuladas en la orden de compra.

Se puede solicitar la aprobación verbal del encargado del área funcional solicitante antes de emitir el documento, sin embargo, la orden de compra y los documentos adjuntos (hoja de especificaciones técnicas o términos del servicio) son los que sirven de referencia para realizar la evaluación.

La entrada de mercancías o la aceptación del servicio deben ser enviadas (adjuntando la solicitud de pedido de compra y la orden de compra con todas las firmas de aprobación requeridas) al área de contabilidad para que realice el pago correspondiente al proveedor.

En este sentido, este documento cumple la función de una orden de pago emitida por el área de compras, ya que sin esta aprobación el área de contabilidad no se realizará el pago al proveedor.

En el caso de servicios, es usual que el proveedor solicite un adelanto antes de iniciar las operaciones. En dicho caso, se debe seguir el mismo procedimiento, pero en vez de enviar la entrada de mercancías o la aceptación del servicio, el área de compras debe enviar al área de contabilidad una orden de pago de adelanto, y enviar posteriormente la entrada de mercancías o la aceptación del servicio para el pago del saldo.

 

Material de Estudio Tema 12: Emisión de Documentos de Compra

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