Tema 8: Evaluación de proveedores

Evaluación de proveedores

Los procesos de evaluación de proveedores generalmente son rigurosos y estructurados mecanismos, estos comparten ciertas características en común y deben de ser: comprensibles, objetivos, viables, flexibles y en algunos casos matemáticamente comprobables.

MÉTODO DE VALORIZACIÓN Y COMPARACIÓN DE FACTORES

Un enfoque objetivo y estructurado es el diseño e implementación de cuestionarios para ser aplicado por un equipo de auditores de la organización a todos los potenciales proveedores. Este método se centra en factores cualitativos, es decir, cuando es complejo o no es posible realizar un cálculo monetario del impacto de las diferencias en el desempeño de los potenciales proveedores.

Dichos cuestionarios deben cumplir con las siguientes características:

•       Deben estar estructurados por categorías de desempeño, las cuales deben ser seleccionadas en base a las necesidades de la organización. Debe definirse una escala de calificación donde cada nivel debe estar claramente definido, de manera que la escala sea objetiva.

•       Tanto la escala de calificación como cada ítem del cuestionario deben ser confiables, es decir que la encuesta debe estar redactada de manera que cualquier encuestador pueda llegar a la misma conclusión de forma objetiva.

•       El cuestionario debe ser flexible de manera que pueda ser acondicionado para la evaluación de otros proveedores requerimientos de desempeño disantos mediante el reajuste de los pesos asignados a cada categoría e ítem.

•       La forma de cálculo del resultado debe ser sencilla. De preferencia utilizar el promedio ponderado del puntaje de cada ítem.

ETAPAS

a)       Identificar y asignar un peso a las categorías de evaluación Para seleccionar las categorías de evaluación la organización se debe considerar cuáles son las áreas de desempeño de los proveedores que tienen mayor influencia en el desempeño de la organización, basándose en las prioridades, fortalezas y debilidades de la organización. Por ejemplo, una empresa de moda rápida puede priorizar el tiempo de aprovisionamiento mientras que una empresa de metalmecánica puede priorizar la confiabilidad de los procesos de producción.

b)      Identificar y asignar un peso a los ítems de evaluación Se deben determinar los ítems que conforman cada categoría de evaluación en base a la opinión del personal del área funcional correspondiente. Además, cada ítem debe ser descrito de forma clara y precisa, de manera que el auditor pueda calificar objetivamente. Por ejemplo, el área de producción debe determinar cuáles son los criterios de evaluación para las instalaciones, maquinaria y equipo del proveedor, y el área de contabilidad y finanzas debe determinar cuáles son los criterios de evaluación para la situación financiera del potencial proveedor.

c)       Definir la escala de calificación para categorías e ítems Se deben definir escalas objetivas donde cada nivel de la escala sea definido de forma clara y específica. Es preferible usa escalas cortas con descripciones detalladas en vez de escalas largas con títulos cortos como 1-2 ‘no cumple’, 3-4 ’débil’, 5-6 ’insuficiente’,7-8 ’cumple’, 9-10 ‘sobresaliente’, pues son subjetivas. Una buena escala de calificación toma criterios cualitativos y subjetivos y genera una escala de medición cuantitativa y objetiva. En la tabla siguiente la evaluación va de 0 (desempeño insatisfactorio) a 1 (totalmente satisfactorio).

d)      Ejecución e informe de la evaluación El equipo auditor debe visitar las instalaciones del proveedor y recabar la información necesaria para llenar el cuestionario. Se debe determinar el nivel mínimo de desempeño aceptable para cada categoría. De esta forma el equipo auditor puede determinar si la empresa tiene la capacidad de implementar acciones correctivas o si se considera que el potencial proveedor debe ser descartado permanentemente. La identificación de oportunidades de mejora para el potencial proveedor es una parte importante de la auditoría y debe servir de retroalimentación.

 

Método de menor costo

Este método consiste en realizar un cálculo cuantitativo de todos los factores del desempeño del proveedor que pueden ser traducidos en costos para la organización. Luego es posible realizar la comparación del desempeño de los proveedores en base a la estimación del costo total de compra.

Costo del producto: conformado por el precio de compra del artículo. En el caso de proveedores extranjeros, el costo el costo de importación también debe ser incluido en el costo del producto. Este factor suele ser el foco de atención al momento de realizar la compra, sin embargo, este enfoque simplista omite todos los otros aspectos del costo total de compra que se describen a continuación.

Costo de transporte: en algunos casos el proveedor asume solo parcialmente los costos de transporte y la organización debe asumir el resto. Por ejemplo, el costo de aseguramiento de las mercancías en tránsito no siempre es asumido por el proveedor quien solo asume el riesgo hasta que las mercancías salen de su almacén. En otros casos, donde el proveedor tiene mayor poder de negociación, es posible que la organización deba asumir todos los costos de transporte.

Costo de almacenamiento: las operaciones de cada proveedor tienen distintas características. Aquellos proveedores con mayor capacidad instalada tienen precios de compra más bajos, pero producen lotes más grandes y tienen tiempos de aprovisionamiento mayores. Por otro lado, aquellos proveedores con menor capacidad instalada tienen precios de compra más altos, pero producen lotes más pequeños y tienen tiempos de aprovisionamiento menores. Para la empresa, cambiar a un proveedor más grande, se traduce en órdenes de compra más grandes, que a su vez se traducen un incremento del inventario medio, lo que a su vez se traduce en un incremento del costo de almacenamiento. Para que el cambio de proveedor sea beneficioso para la empresa este incremento en el costo de almacenamiento debe ser compensado por una disminución en otros componentes del costo total de compra.

Sobrecostos: cada proveedor tiene diferentes niveles de desempeño tanto en producción como en logística que pueden traducirse en costos para la organización. La tasa de fallos del proveedor ocasiona costos en el área de producción en forma de desperdicios como paradas de producción, reprocesamiento o productos inservibles. Por otro lado, la variabilidad en el tiempo de aprovisionamiento puede disminuir la tasa de disponibilidad de los productos ocasionando paros en la producción u oportunidades de venta perdidas.

Este método permite comparar a los proveedores de forma objetiva en base al costo total de compra, pero se limita a aquellos factores de desempeño que ocasionan costos directamente rastreables a los productos adquiridos de cada proveedor. Además, realizar el cálculo financiero de todos los costos puede suponer una carga administrativa mucho mayor en comparación con el método de valoración y comparación de factores, por lo que se recomienda su aplicación para aquellas categorías de productos que suponen un alto nivel de gasto.

 

MÉTODO DE COMPARACIÓN DE CRITERIOS (AHP)

En este método se priorizan alternativas cuando múltiples criterios tienen que ser considerados y permite que los marcadores decisivos ordenen la estructura del problema en niveles integrales del mismo.

El análisis de jerarquías comprende dos etapas:

1. Identificación del Problema:

•       La meta, para es escoger al proveedor mejor calificado para prestar el servicio

•       El criterio, criterios podrían ser calidad, precio, servicio, entrega, etc.

•       Y las alternativas. son todas las diferentes propuestas dadas por el proveedor.

2. Valoración de los elementos

 

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